Die alljährliche Steuererklärung bereitet vielen Menschen regelmäßig Kopfschmerzen, aber besonders für Selbstständige ist sie von großer Bedeutung: Sie stehen unter genauer Beobachtung und müssen besonders gründlich Quittungen und Belege zusammensuchen. Neben der Einkommensteuererklärung müssen Selbstständige, die als Freiberufler tätig sind, beim Finanzamt auch eine Umsatzsteuererklärung einreichen. Bertreiben Sie ein Gewerbe, wird zusätzlich die Gewerbesteuer fällig. Weil ein Steuerbescheid nicht selten auch über die Zukunft einer Selbstständigkeit entscheidet, haben wir die besten Steuertipps für Selbstständige gesammelt. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten sollten und wie Sie auch ohne Steuerberater Ihre Einkünfte und Umsätze clever versteuern.
Sparen Sie sich die Umsatzsteuer komplett
Liegen die Jahreseinnahmen aus Ihrer selbstständigen Arbeit bei maximal 17.500 €, müssen Sie keine Umsatzsteuer bezahlen. Nachteil: Erst ab diesem Betrag gelten Sie offiziell als Kleinunternehmer und dürfen die für das Unternehmen gekauften Wirtschaftsgüter bei der Steuererklärung als gewinnmindernde Anlage anrechnen.
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Diese Abschreibungstechniken sollten Sie beherrschen
Das finanztechnische Prinzip der Abschreibungen regelt das steuerlich geltende Absetzen von größeren und vor allem längerfristigen betrieblichen Investitionen. Vereinfacht werden hohe Einkaufssummen für bspw. neue Computer oder eine neue Anlage über mehrere Jahre schrittweise steuerlich geltend gemacht. Einige Sonderformen sorgen individuell für zusätzliches Einsparpotential bei der Steuererklärung:
Die Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter ist möglich bei Anschaffungskosten von maximal 410 € (zzgl. Umsatzsteuer). In diesem Fall kann der gesamte Betrag im Jahr der Anschaffung abgesetzt werden, auch wenn dieses Gut über mehrere Jahre hin genutzt wird.
Auch die Sonderabschreibung lohnt sich: Als Begünstigter können Sie in den ersten fünf Jahren Ihres Unternehmens bis zu 20 % zusätzlich auf die Anschaffungskosten eines Wirtschaftsgutes abschreiben.
Beim Investitionsabzugsbetrag schreiben Sie bis zu 40 % eines Gutes ab, dessen Anschaffung bis zu drei Jahre in der Zukunft liegt. Bei großen Investitionen kommt so schnell ein satter Steuersparbetrag zustande! Tipp: Verwenden Sie genehmigte Begriffe wie „Bürotechnik-Gegenstand“. Damit decken Sie unterschiedlichste Anschaffungsgüter ab und bleiben bis zum Investitionszeitpunkt flexibel. Doch Achtung: Bei Nicht-Anschaffung drohen hohe Rückzahlungen.
Schreiben Sie Ihr Eigentum für betriebliche Zwecke ab
Vor allem in der Anfangsphase der Selbstständigkeit nutzen Freiberufler und Gewerbetreibende aufgrund der Mittelknappheit oft private Güter für betriebliche Zwecke, wie zum Beispiel den eigenen PKW. Genau hier lauert Einsparpotenzial, denn Ausgaben, die durch die betriebliche Verwendung von Privatvermögen entstehen, können Selbstständige nach der Privateinlage und der anschließenden Umwandlung zum Betriebsgut abschreiben und bei der Steuererklärung geltend machen.
So umgehen Sie die leidige Bilanz
Sie haben als selbstständiger Unternehmer die Möglichkeit, die wesentlich aufwendigere und meist teurere Bilanz beim Steuerberater zu umgehen, wenn Ihr Umsatz auf das Jahr gerechnet unter 600.000€ (seit 2016) und der Gewinn unter 60.000 € liegt. Stattdessen führen Sie Ihren Jahresabschluss über die Anlage der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) durch. Sonderstellung: Freiberufler können hingegen immer auf die Anlage EÜR zurückgreifen und haben keine Umsatz- bzw. Gewinnobergrenze.
Familienangehörige einstellen lohnt sich
Sparen Sie Steuern, indem Sie Ihre Kinder oder Ihren Ehepartner bei sich einstellen. Die zu zahlenden Lohnsteuerkosten sind oft geringer als der zusätzliche Lohn, welcher in jedem Fall als Betriebsausgabe abzugsfähig ist. Tipp: Geben Sie Ihrer Tochter bzw. Ihrem Sohn Arbeitsverträge und kein Taschengeld. Die Löhne bei Kindern bleiben bis 8.300 € steuerfrei.
Machen Sie Ihren PKW zum Betriebsvermögen
Nutzen Freiberufler ihr Auto mehrheitlich geschäftlich, zählt ihr Wagen zum Betriebsvermögen. Der Privatanteil wird mit der umstrittenen 1%-Methode beglichen. Hierbei rechnen Sie jeden Monat 1% des Neuwagenpreises als fiktive Betriebseinnahme in der Anlage EÜR zu. Ein günstiger Gebrauchtwagen für betriebliche Zwecke lohnt sich demnach nur bedingt, da die Regelung sich immer auf den Listenpreis des Neuwagens bezieht. Tipp: Sie können diese Pauschal-Regelung umgehen, indem Sie ein Fahrtenbuch führen und so nur die tatsächlichen privat genutzten Kilometer auch als private Nutzung versteuern.
PKW bleibt privat und trotzdem Steuern gespart
Bleibt der Anteil der betrieblichen Nutzung unter 50 %, bleibt Ihr Auto in Ihrem Privateigentum. Vorteil: Im Falle einer Verkaufsoption des Wagens werden keine „Gewinne“ verbucht. Somit geht der Fiskus leer aus, die Einkünfte bleiben in Ihrer Tasche und Sie sparen Steuern. Für Selbstständige, die ihren privaten PKW nutzen, empfiehlt es sich zudem, die gefahrenen Kilometer der betrieblichen Nutzung genau auszuzählen. Oft kann auf diese Weise ein höherer Betrag abgeschrieben werden, als die pauschale Reisekostenpauschale von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer.
Personal-/Kundengeschenke als Betriebskosten absetzen
Kleine Aufmerksamkeiten für Kollegen oder Partner fördern das Betriebsklima und können Geschäftsbeziehungen positiv zuspielen. Wenn der Wert eines Geschenkes pro Person und Geschäftsjahr die 35 €-Marke nicht übersteigt, ist der komplette Betrag als Betriebsausgabe bei der Steuererklärung abziehbar. Als Nachweis muss der Beleg zusätzlich mit dem Namen des Empfängers und dem Anlass versehen sein, es empfiehlt sich deshalb eine ordentliche und genaue Buchhaltung. Achtung: Im Fall der Personal- und Kundengeschenke handelt es sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Sind Geschenke teurer als 35 €, kann somit nichts vom Gesamtbetrag bei der Steuererklärung angerechnet werden.
Machen Sie Restaurantbesuche geltend
Weiteres Sparpotenzial bei der Steuererklärung für Selbstständige: Gehen Sie mal mit den Mitarbeitern oder Kunden nett essen. Sie können satte 70 % von Geschäftsessen mit Partnern und volle 100 % für Bewirtungsaufwendungen von Ihren Mitarbeitern beim Finanzamt steuerlich geltend machen. Die Umsatzsteuer ist in jedem Fall komplett als Vorsteuer abziehbar.
Hinweis: Seien Sie kreativ beim Verfassen des Anlasses der Bewirtung. Denn egal ob Biergarten, einfaches Bistro oder der Besuch in einem Nachtclub – zum Schluss muss es dem Gesetzgeber nachvollziehbar erscheinen. Begriffe wie „Infogespräch“, „Mandantengespräch“ oder „Kundenpflege“ sind in der Regel nicht ausreichend. Geben Sie außerdem immer die Namen aller Beteiligten an.
Keine Quittung – Kein Problem
In Einzelfällen akzeptiert das Finanzamt einen Eigenbeleg für bspw. verlorene Restaurant- und Tankquittungen. Wichtig hierbei: Das selbstausgestellte Dokument muss alle wichtigen Angaben des Originalbelegs enthalten. Hierzu gehören Ihre eigene Unterschrift sowie der Betrag, das Datum und der Zahlungsempfänger.
Machen Sie Ihr Arbeitszimmer zuhause geltend
Wenn Sie als Freiberufler einen abgetrennten Raum vom Rest der Wohnung (auch Durchgangszimmer sind erlaubt) vorweisen können, gibt es bei der Steuererklärung für Selbstständige die Möglichkeit, bis zu 1.250 € der Kosten abzusetzen. Das Zimmer sollte zudem typisches Büromaterial aufzeigen, damit der Gesetzgeber Ihnen keine Zweitnutzung vorwerfen kann. Auch Kosten zur Anschaffung von Schränken, Schreibtischen oder Computern lassen sich als Anlagen bei der Steuererklärung für Selbstständige gewinnmindernd anrechnen.
Denken Sie über eine Zweitwohnung nach
Sie sind als Freiberufler häufig außerhalb Ihres Heimatortes unterwegs? Vielleicht lohnt sich die Investition in eine steuerlich absetzbare Zweitwohnung. Abzugsfähige Kosten begrenzen sich in diesem Fall nicht auf die Miete, die Rundfunkgebühr oder die Zweitwohnungssteuer. Auch Einmalkosten wie die Anschaffung neuer Möbel, die Maklergebühr, die Umzugskosten oder die Hotelübernachtungen und Reisekosten bei Wohnungsbesichtigungen können Freiberufler bei der Steuererklärung abziehen. Vorsicht: Aufgrund der oft hohen steuerlich geltenden Rechnungen, prüft das Finanzamt Ihre Belege sehr genau. Sie sollten deshalb stets großen Wert auf eine genaue Buchhaltung legen. Auch ohne Steuerberater ist die Steuererklärung für Selbstständige machbar, wenn alle Dokumente sorgfältig aufbewahrt werden und Sie sich ein wenig an unseren Steuertipps für Selbstständige orientieren.