Bei der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) handelt es sich um die Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen. Als Bestandteil des Jahresabschlusses informiert sie über die finanzielle Situation des Unternehmens. Eine sorgfältig geführte GuV gibt dem Kleinunternehmer rechtzeitig die Chance, Maßnahmen zu ergreifen, um einen möglichen Verlust zu minimieren und Erträge zu optimieren.
Gewinn- und Verlustrechnung informiert über den Betriebserfolg
Abhängig von der Unternehmensgröße besteht der Jahresabschluss aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. Aufgabe der GuV ist die Erfolgsermittlung innerhalb eines bestimmten Zeitraumes. Vor allem für Existenzgründer empfiehlt sich daher die monatliche Prüfung der Gewinn- und Verlustrechnung, um rechtzeitig präventive Maßnahmen ergreifen zu können. Grundsätzlich erfolgt bei der GuV die Gegenüberstellung aller Erträge und aller Aufwendungen. Zeigen sich höhere Erträge als Aufwände, spricht man vom Gewinn vor Steuer. Von Verlusten spricht man dann, wenn die Aufwendungen die Erträge übersteigen. Wie aufwendig die GuV ist, hängt von der Größe des Unternehmens und den Produkten oder Dienstleistungen ab. Für Kleinunternehmer ist die einfache Gegenüberstellung von Ausgaben und Einnahmen ausreichend. Größere Unternehmen oder solche mit hohem Bestandskapital benötigen eine ausführlichere GuV. Ein wichtiger Punkt ist, dass die Gewinn- und Verlustrechnung immer nur das Eigenkapital berücksichtigt. Dies bedeutet, dass die abschließende Buchung der Gewinne oder Verluste auf dem Eigenkapital-Konto erfolgt, dessen Saldo die Schlussbilanz bildet.
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Die beiden Verfahren der Gewinn- und Verlustrechnung
Um die Ertragslage eines Unternehmens bewerten zu können, werden für die Gewinn- und Verlustrechnung entweder das Gesamtkosten- oder das Umsatzkostenverfahren angewendet. Beide Verfahren werden anerkannt; bevorzugt kommt jedoch das Umsatzkostenverfahren zum Einsatz, da es einen sehr guten Überblick ermöglicht, welche Kosten tatsächlich zu welchen Leistungen führten. Das Gesamtkostenverfahren ist eine direkte Gegenüberstellung von Kosten und Leistungen (Erträgen). Die Gliederung der einzelnen Kosten und Erträge erfolgt nach Art wie Material- oder Personalaufwand. Diese ausführliche GuV ist für alle produzierenden Unternehmen und Handwerksbetriebe, die ein breites Spektrum verschiedener Kosten aufweisen, um eine Leistung zu erbringen, ein wichtiges Instrument zur Ermittlung des tatsächlichen Unternehmenserfolges. Obwohl die GuV ausschließlich von entsprechend qualifizierten Personen durchgeführt werden sollte, folgt dennoch ein kleiner Überblick über den Aufbau einer professionellen Gewinn- und Verlustrechnung.
Erstellung der GuV nach den unterschiedlichen Verfahren
Die Erstellung einer GuV nach dem Gesamtkostenverfahren:
Die Umsatzerlöse führen zum Rohergebnis und setzen sich aus folgenden Erlösarten zusammen:
- Bestandserhöhung oder Verminderung fertiger und unfertiger Erzeugnisse
- Verschiedene aktivierte Eigenleistungen, die in die Bilanz aufgenommen wurden
- Betriebliche Erträge, die aus der normalen Geschäftstätigkeit resultieren
- Abzug des gesamten Materialaufwandes, der zur Leistung führt
Vom Rohergebnis werden die nachfolgenden Kosten abgezogen, um das Betriebsergebnis (EBIT) zu erhalten.
- Alle den Personalaufwand betreffenden Kosten
- Abschreibungen
- Betriebliche Aufwendungen, die bisher nicht berücksichtigt wurden.
Das Betriebsergebnis (EBIT) führt unter Berücksichtigung der nachfolgenden Erträge, Kosten und Abschreibungen zum Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit.
- Erträge aus Beteiligungen
- Erträge Wertpapieren und dem Finanzanlagevermögen
- Zinserträge
- Abschreibungen betreffend Finanzanlagen und Wertpapiere
- Aufwendungen für Zinsen und ähnliche Kosten
Werden nun vom Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit die außerordentlichen Erträge und Aufwendungen abgezogen, resultiert daraus das außerordentliche Ergebnis, das zu versteuern ist. Der Jahresüberschuss ergibt sich aus dem außerordentlichen Ergebnis abzüglich aller Steuern.
Die Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren unterscheidet sich nur bis zum Betriebsergebnis vom Gesamtkostenverfahren und gliedert sich folgendermaßen:
- Umsatzerlöse abzüglich der Herstellungskosten aller erbrachten Leistungen, die zur Erzielung des Umsatzes erforderlich waren, bilden das Bruttoergebnis vom Umsatz.
- Das Betriebsergebnis (EBIT) bildet sich aus betrieblichen Erträgen und dem Abzug von Vertriebskosten, allgemeinen Verwaltungskosten und sonstigen betrieblichen Aufwendungen.
Diese Form der äußerst detaillierten Gewinn- und Verlustrechnung ist vor allem für größere Unternehmen und Kapitalgesellschaften unverzichtbar. Sie dient nicht nur dem Unternehmen, sondern auch Anlegern als wichtige Orientierungshilfe.
Gewinn- und Verlustrechnung für Kleinunternehmer
Die GuV für Kleinunternehmer ist wesentlich einfacher, denn bis zu einem Umsatz von 50.000 Euro jährlich reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus. Trotzdem kann es für Firmenbesitzer mit hohen Materialeinsätzen sinnvoll sein, die Gewinn- und Verlustrechnung als Gedankenanstoß für die eigene ausführliche Kostenzuordnung zu nutzen, um das Betriebsergebnis nachhaltig zu optimieren.