Um eine rechtlich gültige Gehaltsabrechnung zu erstellen, müssen nach § 108 der Entgeltrichtlinie folgende Kriterien berücksichtigt werden.
Eine Gehaltsabrechnung korrekt zu erstellen erfordert Fachwissen im Bereich der Lohnabrechnung und eine zuverlässige Software, deren Funktionalität auf die Anforderungen der Branche ausgerichtet ist. Nur auf diesem Weg können Unternehmen die zahlreichen Anforderungen erfüllen und eine korrekte Gehaltsabrechnung erstellen. Vor allem kleine Unternehmen vergeben die Abrechnung meist an externe Dienstleister.
Gehaltsabrechnung erstellen – eine korrekte Datenbasis ist wichtig
Der Mitarbeiter hat das Anrecht auf eine monatlich erstellte schriftliche Abrechnung. Diese weist neben dem Lohn und den Abgaben noch eine Vielzahl zusätzlicher Informationen auf. Um eine Gehaltsabrechnung zu erstellen, müssen all diese Daten berücksichtigt werden. Zum Teil handelt es sich um dauerhaft gleichbleibende Daten; teilweise müssen die Informationen jeden Monat, kurz bevor die Abrechnung zu erstellen ist, neu erfasst und auf ihre Richtigkeit überprüft werden. Zur Erleichterung der Datenpflege werden alle benötigten Datensätze in vier Gruppen zusammengefasst. Diese beinhalten alle für die Abrechnung nötigen und gesetzlich auf der Gehaltsbescheinigung aufzuführenden Informationen.
- Allgemeine Daten verändern sich selten und beinhalten betrieblich übergreifende Daten wie Beitragssätze der Sozialversicherungsträger, Steuerformel oder Berufsgenossenschaftsbeiträge sowie gesetzliche Regelungen.
- Betriebsstammdaten ändern sich selten und beinhalten die Firma, Anschrift, Bankverbindung, Betriebs- und Steuernummer und Mitgliedsnummer des Unfallversicherungsträgers.
- Mitarbeiterstammdaten unterliegen immer wieder Änderungen. Um eine korrekte Gehaltsabrechnung zu erstellen, müssen sie regelmäßig überprüft werden.
- Bewegungsdaten verändern sich oft monatlich und enthalten die geleisteten Arbeitsstunden, Urlaubs- und Fehltage, Sonderzahlungen, Zuschläge, Vorschüsse, Abschläge sowie Unterbrechungszeiträume.
Die korrekte Pflege der genannten Daten ist unverzichtbar. Vor allem die Bewegungsdaten enthalten für den Mitarbeiter wichtige Bestandteile, die bei der Verwendung fehlerhafter Informationen Auswirkungen auf das Gehalt zeigen. Dies dient nicht unbedingt der Mitarbeiterzufriedenheit und dem Vertrauen zum Arbeitgeber.
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Gesetzlich verpflichtende Inhalte
Welche Angaben als Mindestanforderung in einer Gehaltsabrechnung gemacht werden, regelt die Entgeltrichtlinie im § 108. Zu den allgemeinen Angaben zählen nachfolgende und verpflichtend anzuführende Daten:
- Genauer Name und Anschrift des Arbeitnehmers und Arbeitgebers
- Geburtsdatum des Arbeitnehmers und Sozialversicherungsnummer
- Eintrittsdatum in das Unternehmen
- Bei Endabrechnung das Austrittsdatum
- Abrechnungszeitraum
- in diesem Zeitraum enthaltene Sozialversicherungs- und Steuertage
- zuständige Krankenkasse
- Beitragsgruppenschlüssel der Krankenkasse
Zusätzlich zu diesen Daten müssen alle abgabenrelevanten Daten angeführt werden.
- Kinderfreibeträge
- Steuerfreibeträge oder Steuerhinzurechnungsbeträge jährlich und monatlich
- Steuerklasse; wenn vorhanden, der gewählte Faktor
- Religionszugehörigkeit für den Kirchensteuerabzug
- Info über Beitragszuschlag für Kinderlose
- Gesamtbruttoentgelt ohne Aufgliederung
- Nettoentgelt als Differenz aus dem Bruttoentgelt und gesetzlichen Abzügen
- tatsächlicher Auszahlungsbetrag
Laut § 108 der Entgeltrichtlinie muss beim Gehaltsabrechnung erstellen darauf geachtet werden, die unterschiedlichen Abzugsarten nach Entgelten aufzuschlüsseln.
- Summe des steuerpflichtigen Entgelts in sonstige und laufende Bezüge
- Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag: Aufteilung in sonstiges und laufendes Bruttoentgelt
- Summe des sozialversicherungspflichtigen Entgelts wird in einmalige und laufende Bezüge getrennt.
- Arbeitnehmerbeiträge zur Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Rentenversicherung sowie Arbeitslosenversicherung einzeln nach einmaligem oder laufendem Bruttolohn
Weitere Bestandteile der Gehaltsabrechnung
Um eine korrekte Gehaltsabrechnung zu erstellen, ist es nötig, zu den bisher genannten Daten weitere Datensätze in die Abrechnung einzubinden. Dazu zählen alle nicht unmittelbar gehalts- und abgabenrelevanten Zuschläge und Abzüge.
- Arbeitgeberanteile zu berufsständischen Versorgungseinrichtungen
- Arbeitgeberzuschüsse zu freiwilligen und privaten Krankenversicherungen und Pflegeversicherungen
- Alle weiteren Bezüge, Abzüge, Einbehalte und Verrechnungen, die kein Bestandteil des Bruttoentgeltes sind und nicht ausbezahlt werden, werden einzeln nach ihrer Art benannt und beim Gehaltsabrechnung erstellen angeführt.
Jede Art von Bezügen und Abzügen muss einzeln angeführt und bezeichnet werden. Gleichzeitig ist beim Gehaltsabrechnung erstellen anzugeben, ob die angeführten Be- und Abzüge Teil des steuer- und sozialversicherungspflichtigen Entgeltes sind und ob es sich um laufende oder einmalige Bezüge handelt. Eine Ausnahme bilden Beiträge und Arbeitgeberanteile zu privaten und freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherungen sowie zu berufsständischen Versorgungseinrichtungen.
IT-gestützt und komfortabel die Gehaltsabrechnung erstellen
Wie die angeführten Punkte zeigen, ist es schwer, die Gehaltsabrechnung manuell zu erstellen, ohne dass Fehler unterlaufen. Unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter ist es für kleine Unternehmen sinnvoll, die Abrechnung vom Steuerberater oder speziellen Dienstleistern erstellen zu lassen. Gute Lohnverrechnungssoftware kostet ihren Preis und erfordert auf jeden Fall Grundkenntnisse zum Thema Lohn- und Gehaltsverrechnung. Aus diesem Grund ist es eine Frage der Rentabilitätsrechnung, für welche Lösung zum Gehaltsabrechnung erstellen sich ein Unternehmen entscheidet.