Stell Dir vor: Du als Wohnungseigentümer musst außerplanmäßig Geld ausgeben – beispielsweise für eine Reparatur des Daches an der Immobilie, in der sich Deine Eigentumswohnung befindet. Jetzt stehst Du vor einem großen Schuldenberg, denn Du hast keine Rücklagen für die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums, also das Haus, gebildet. Da Du nicht in der Lage bist, das Geld aufzubringen, muss die Reparatur des Daches warten. Du überlegst bereits einen Kredit aufzunehmen. Diese Situation ist vermeidbar durch eine Instandhaltungsrücklage. Regelmäßig getätigte Ansparungen können solche finanziellen Notfälle verhindern und die Schäden können schnell behoben werden.
Entscheidet man sich für den Kauf einer Eigentumswohnung, wird man automatisch Mitglied einer Eigentümergemeinschaft. Als Eigentümer erhält man auch Rechte und Anteile am Gemeinschaftseigentum, wie dem Grundstück, Garten, Treppenhaus und dem Dach. Entstehen Schäden an dem Gebäude, werden die Reparaturen auf Rücklagen bezahlt. Solch eine Rücklage ist nicht nur für ältere Gebäude sinnvoll, Instandhaltungsrücklage sollten auch für einen Neubau gebildet werden. Erfahre in unserem Ratgeber alles über die Instandhaltungsrücklage.
Instandhaltungsrücklage – Was ist das?
Eine Instandhaltungsrücklage ist ein finanzieller Puffer und dient dem langfristigen Erhalt einer Immobile. Durch die Instandhaltungsrücklage, oft auch Erneuerungsfonds oder Instandhaltungsrückstellung genannt, wird die Instandhaltung und -setzung eines Gebäudes finanziert. Auch größere und unerwartete Reparaturen können durch die Rücklagen bezahlt werden.
Die rechtliche Grundlage der Instandhaltungsrücklage bildet das Wohnungseigentumsgesetz (WEG).
Im WEG wird die Instandhaltungsrücklage als eine Geldsumme festgehalten, die Höhe der Geldsumme ist jedoch nicht definiert. In einem Mehrparteienhaus müssen Rücklagen pro Wohnung gezahlt werden, diese sind in einem monatlichen Betrag fällig. Die Rücklagen aller Wohnungseigentümer bilden gemeinsam die Instandhaltungsrücklage. Die als Eigentümer ebenfalls zu zahlenden Betriebs- und Verwaltungskosten bilden mit der Instandhaltungsrücklage das sogenannte Hausgeld.
Bevor Du Dir eine Eigentumswohnung kaufst, solltest Du Dich über die Höhe des Hausgeldes und der Instandhaltungsrücklage der Wohnungseigentümergemeinschaft informieren.
Besteht eine Pflicht zur Bildung von Rücklagen für eine Eigentumswohnung?
Für Wohnungseigentümer besteht keine Pflicht, Rücklagen für die Eigentumswohnung zu bilden. Ob für eine Immobilie Instandhaltungsrückstellungen gebildet werden, kann die Eigentümergemeinschaft eigenständig entscheiden. Da die Höhe der Rücklagen für eine Eigentumswohnung nicht im WEG festgehalten ist, wird diese durch einen Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümer bestimmt. Auch die Anlageform der Ansparungen können auf diesem Weg geregelt werden.
Laut dem Wohnungseigentumsrecht hat jeder Eigentümer einer Wohnung das Recht, auf die Bildung einer Instandhaltungsrücklage zu bestehen, zur Not kann dieses Recht auch eingeklagt werden.
Achtung: Die Instandhaltungsrücklage muss vom Wohnungseigentümer gezahlt werden und kann nicht auf einen Mieter umgelegt werden.
Wer verwaltet die Rücklagen einer Eigentümergemeinschaft?
Die Rücklagen einer Eigentümergemeinschaft werden meist von der Immobilienverwaltung betreut. Die Instandhaltungsrücklage wird häufig auf einem separaten Rücklagenkonto verwaltet und gehört somit zum Verwaltungsvermögen. Der Verwalter muss gemäß § 21 Abs. 5 Nr. 4 WEG für eine „ordnungsmäße, dem Interesse aller Miteigentümer entsprechenden Verwaltung“ sorgen. Das schließt auch ein, dass die Ansparungen ausschließlich zu Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen entnommen werden dürfen.
Neben der Verwaltung der Rücklagen und anderer Gelder ist die Immobilienverwaltung bzw. die Hausverwaltung für Eigentümer u. a. für folgende Aufgaben zuständig:
- Umsetzung der Hausordnung
- Ordnungsgemäße Instandhaltung und Beauftragung/Durchführung von Instandsetzungen von Gemeinschaftseigentum
- Maßnahmen zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen rechtlichen Nachteils
Diese Dienste werden durch die monatliche Hausgeldzahlung abgedeckt. Jegliche Reparaturen und Sanierungen innerhalb der eigenen Wohnung können nicht von den Instandhaltungsrückstellungen bezahlt werden und fallen auch nicht unter die Aufgaben des Hausverwalters. Existiert für die Immobilie keine Immobilienverwaltung, kann die Instandhaltungsrücklage auch in der jeweiligen Teilungserklärung der Eigentümergemeinschaft festgelegt werden.
Ein Gebäude wird aufgeteilt in Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum, das Sondereigentum stellen die jeweiligen Eigentumswohnungen dar. Bei einer Vermietung kann ein Sondereigentumsverwalter einige Aufgaben übernehmen, welche zwischen dem Eigentümer und dem Dienstleister individuell abgesprochen werden. Häufige Aufgaben für Sondereigentumsverwalter sind die Neuvermietung, das Forderungsmanagement, die Buchhaltung und die Mietkontrolle.
Höhe der Instandhaltungsrücklage
Das WEG regelt, wenn die Eigentümergemeinschaft darauf besteht, dass Rücklagen für eine Eigentumswohnung gebildet werden müssen, jedoch nicht deren Höhe. Nach § 21 Abs. 5 Nr. 4 WEG soll die Rücklage in „angemessener Höhe“ festgelegt werden. Das Gesetz definiert dabei nicht, was eine angemessene Höhe bedeutet. Deshalb muss die Eigentümergemeinschaft, z. B. auf einer Eigentümerversammlung, die Höhe der Instandhaltungsrücklage selbst bestimmen und entscheiden, welcher Betrag für die Instandhaltung angemessen und ausreichend ist.
Zur Berechnung des Betrags für die Instandhaltungsrückstellung werden meist der Zustand der Immobilie, das Alter und die Ausstattung berücksichtigt. Der von der Eigentümergemeinschaft gemeinschaftlich festgelegte Betrag der Rücklagen wird dann im Wirtschaftsplan festgehalten. Nicht jeder Eigentümer einer Wohnung muss gleich viele Rücklagen bilden, die Aufteilung richtet sich meist nach der Größe der Wohnung. Als Verteilungsschlüssel wird die Anzahl der Quadratmeter herangezogen.
Lediglich für den sozialen Wohnungsbau ist ein gesetzlicher Anhaltspunkt für die Höhe der Rücklage gegeben. Laut der Verordnung über wohnungswirtschaftliche Berechnung nach dem zweiten Wohnungsbaugesetz richtet sich die Rücklage hier nicht nach der Wohnfläche, sondern nach dem Alter der Immobilie:
| Alter des Gebäudes | max. €/qm | max. €/qm (mit Aufzug) |
| Bis 21 Jahre | 7, 10 € | 8,10 € |
| 22 – 31 Jahre | 9,00 € | 10,00 € |
| Ab 32 Jahre | 11,50 € | 12,50 € |
Instandhaltungsrücklage berechnen – Welche Höhe ist angemessen?
Im Laufe der Jahre hat sich eine einfache Formel zur Berechnung der Instandhaltungsrücklage für einen Neubau etabliert. Demnach sind jährlich 0,8 bis 1,0 % des Kaufpreises zurückzulegen. Hat der Neubau insgesamt 400.000 Euro gekostet, dann sollte die Eigentümergemeinschaft jährlich Ansparungen in Höhe von 4.000 Euro tätigen. Hat die Immobilie eine Wohnfläche von 300 qm, entspricht dies einer jährlichen Rücklage von 13,33 €/qm.
Um die Instandhaltungsrücklage zu berechnen, kann auch die Peterssche Formel angewandt werden. Die Formel geht auf den Architekten Peters zurück und dient hauptsächlich der Berechnung für ältere Gebäude. Peters geht davon aus, dass innerhalb von 80 Jahren der 1,5-fache Wert der Herstellungskosten für die Instandhaltung des Wohneigentums anfällt. Davon entfallen ca. 65 – 70 % auf das Gemeinschaftseigentum.
Beispiel zur Berechnung der Instandhaltungsrücklage mit der Petersschen Formel:
- Herstellungskosten: 2.000 €/qm
- 70 % der Instandhaltungskosten entfallen auf das Gemeinschaftseigentum
Dann berechnet sich die Instandhaltungsrücklage wie folgt:
2.000 € x 1,5/80 = 37,50 €
37,50 € – 30 % = 26,25 € / qm Gemeinschaftseigentum
Instandhaltungsrücklage mit zweckgebundener Verwendung
Die Verwendung der Instandhaltungsrücklage ist laut Wohnungseigentumsgesetz zweckgebunden. Das bedeutet, dass die Rücklagen ausschließlich für die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums oder Reparaturen an der Immobilie, nicht für die einzelnen Wohnungen der Eigentümer, verwendet werden dürfen. Die Kosten für ein kaputtes Dach, Risse in der Fassade oder die Erneuerung der Heizung können von dem Geld auf dem Rücklagenkonto bezahlt werden. Andere Ausgaben wie die Kosten der Wohngebäudeversicherung dürfen nicht aus der Instandhaltungsrückstellung bezahlt werden.
Ist eine Rechnung für Instandhaltungskosten fällig, können die Eigentümer entscheiden, ob und zu welchen Teilen sie diese aus der Rücklage bezahlen. Wenn die Kosten nur teilweise oder gar nicht aus der Rücklage finanziert werden, müssen die Arbeiten über eine Sonderumlage finanziert werden. Die Sonderumlage ist ein Mittel für Immobilienverwalter, durch die Umlage können außerordentliche Kosten, die nicht aus der Instandhaltungsrücklage gezahlt werden, durch den Verwalter für die Eigentümergemeinschaft gedeckt werden. Diese Umlage lohnt sich nur für günstigere Reparaturen, bis zu 75 Euro
Die Instandhaltungsrücklage darf beispielsweise zur Deckung folgender Instandhaltungskosten genutzt werden:
- Modernisierungen des Treppenhauses
- Renovierung der Fassade
- Dämmung des Gebäudes
- Erneuerung des Daches
Was passiert mit den Rücklagen bei Wohnungsverkauf?
Wird eine Eigentumswohnung verkauft, erhält der Eigentümer die Rücklage für die Instandhaltungsrückstellung nicht zurück. Der Anteil der Rücklagen wird bei einem Wohnungsverkauf an den neuen Eigentümer übertragen. Das bedeutet, der ehemalige Wohnungseigentümer bekommt die Instandhaltungsrücklage nicht ausgezahlt, sie bleibt auf dem Rücklagenkonto und sozusagen im Besitz der Wohnungseigentümergemeinschaft.
Der Anteil der Instandhaltungsrücklage sollte vor dem Eigentümerwechsel bei der Preisverhandlung für den Hauskauf berücksichtigt werden.
Weitere Fragen zur Instandhaltungsrücklage
Sind Instandhaltungsrücklagen nur bei einer Eigentumswohnung zu bilden?
Eine Instandhaltungsrücklage ist nicht nur für eine Eigentumswohnung zu bilden. Ein Haus besteht im Gegensatz zu einer Wohnung grundsätzlich nicht aus Sonder- und Gemeinschaftseigentum. Eine Trennung für die Rücklagen ist also nicht notwendig. Dennoch ist es empfehlenswert, auch für ein Haus Rücklagen für die Instandhaltung zu bilden, um sich vor Schäden am Gebäude finanziell abzusichern.
Bei Neubauten empfiehlt auxmoney, eine Instandhaltungsrücklage in Höhe von mindestens einem Euro pro Quadratmeter (qm) zu bilden. Handelt es sich um ein älteres Haus, sollte der Eigentümer einen Betrag von mindestens 2 Euro pro Quadratmeter zurückzulegen. Legst Du Dir ein eigenes Rücklagenkonto an, so hast Du einen besseren Überblick über die gebildeten Rücklagen.
Wie sind Instandhaltungsrückstellungen steuerlich zu behandeln?
Die Rücklage für Instandhaltungskosten kann nicht von der Steuer abgesetzt werden. Erst wenn der Betrag für Maßnahmen der Instandhaltung oder Reparaturen eingesetzt wird, handelt es sich um Werbungskosten – und ist somit absetzbar. Die Zahlungen in die Rücklage müssen auch nicht in der Steuererklärung aufgeführt werden.
Ist die Instandhaltungsrücklage im Hausgeld enthalten?
Ja, in den meisten Fällen ist die Instandhaltungsrücklage bereits im Hausgeld enthalten. Das Hausgeld ist monatlich an den Hausverwalter zu zahlen. Es umfasst neben den Instandhaltungsrückstellungen auch Kosten für die Abfallentsorgung, den Strom im Hausflur oder Keller, das Abwasser, die Wohngebäudeversicherung, die Reinigung des Gemeinschaftseigentums und die Bedeutung im Gebäude. Der größte Anteil des Hausgeldes kann auf den Mieter umgelegt werden, die Instandhaltungsrücklage muss vom Eigentümer selbst gebildet werden.
Mieter oder Vermieter? Wer zahlt die Rücklagen für eine Wohnung?
Wird die Eigentumswohnung vermietet, können die Kosten für die Rücklage der Wohnung laut Wohnungseigentumsgesetz nicht auf den Mieter umgelegt werden. Die Kosten müssen vom Eigentümer selbst getragen werden, da dieser durch die Instandhaltungsrücklage den Wert seiner eigenen Immobilie schützt. Auf den Mieter umlegbar sind z.B. Wasserversorgungskosten, Heizkosten, der Betrieb eines Aufzugs, Straßenreinigung etc.
Ist die Instandhaltungsrücklage im Kaufpreis der Wohnung enthalten?
Der Anteil der Instandhaltungsrücklage geht nach Abschluss des Kaufvertrags der Wohnung an den neuen Eigentümer über. Die Rücklage ist also im Kaufpreis der Eigentumswohnung enthalten und wird nicht eigenständig aufgeführt. Aus diesem Grund ist auch auf die Rücklage der Grunderwerbsteuer fällig.
Was passiert, wenn die Instandhaltungsrücklagen einer Wohnung zu hoch oder zu niedrig angesetzt sind?
Eine Anpassung der Instandhaltungsrücklage für eine Wohnung kann durch die Wohnungseigentümer auf einer Eigentümerversammlung jederzeit vorgenommen werden. Reicht der festgelegte Betrag für Instandhaltung und Reparaturen nicht aus, kann der Betrag für Instandhaltungsrückstellung von der Eigentümergemeinschaft angehoben werden. In diesem Fall kann auch auf die Sonderumlage zurückgegriffen werden. Auch die Aufnahme eines Darlehens zur Zahlung unvorhergesehener Kosten kann die Instandhaltungskosten decken. Ist die Rücklage zu hoch bemessen, kann auch eine Reduzierung des Betrages beschlossen werden. Ist ein einzelner Wohnungseigentümer der Ansicht, eine zu hohe Rücklage gezahlt zu haben, kann der Betrag nicht zurückgefordert werden.
Die Instandhaltungsrücklage für Eigentumswohnungen im Überblick
Die Instandhaltungsrücklage ist nicht verpflichtend, dennoch ist es sowohl für eine Wohnung also auch für ein Haus sehr sinnvoll, regelmäßig Geld für Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen auf ein Rücklagenkonto zurückzulegen. Besonders bei einer Eigentumswohnung ist es empfehlenswert, für das Gemeinschaftseigentum Rücklagen zu bilden. Stehst Du vor dem Kauf einer Wohnung, sollte ein monatlich anfallender Betrag für die Instandhaltungskosten bedacht werden. Bei der Instandhaltungsrücklage richtet sich die Höhe der Kosten meist nach der Anzahl der Quadratmeter.
Wird ein Immobilienkredit aufgenommen, sind zusätzlich auch die monatlichen Zinsen zu zahlen. Der aufgenommene Kredit muss höher angesetzt werden, da die bereits vorhandene Rücklage zum Kaufpreis hinzuaddiert wird.
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